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Como fazer o cadastro de hóspedes do seu motel? Saiba

Como fazer o cadastro de hóspedes do seu motel

A gestão adequada dos dados dos clientes do seu motel é indispensável, tanto para a segurança do estabelecimento quanto para criar campanhas de marketing mais eficientes. Para tanto, é necessário fazer o cadastro de hóspedes, uma prática que pode trazer benefícios valiosos, mas que ainda não é feita por muitos motéis.

O seu motel ainda não faz o cadastro dos seus hóspedes? Esse descuido pode levar à perda de oportunidades, que poderiam ampliar os seus ganhos. A implementação desse processo requer o uso das ferramentas e operações adequadas. Quer saber como fazer isso? Neste post, conversamos com Rômulo Simões, CEO da Microtecs, que nos explica como implementar essa prática.

Confira!

O que é o cadastro de hóspedes?

De maneira simples, o cadastro de hóspedes do motel nada mais é que o ato de cadastrar os dados do cliente em seu sistema logo na entrada do estabelecimento ou previamente por meio de alguma plataforma online. Geralmente, as informações solicitadas para registro incluem RG, CPF, e-mail e telefone.

No município de São Paulo (SP), por exemplo, os motéis são obrigados a fazer o cadastro dos hóspedes, além de reter o RG na recepção, devolvendo ao dono somente quando faz o checkout. A medida tem como finalidade promover a segurança das pessoas que frequentam essa categoria de estabelecimento.

Qual a importância de fazer o cadastro de hóspedes do motel?

Uma prática simples, como é o cadastro de hóspedes, pode trazer uma série de benefícios para o seu negócio. Afinal, os dados registrados contribuem desde para a manutenção da segurança do local até no direcionamento do seu marketing. Veja, a seguir, boas razões para investir no cadastro dos clientes do seu motel.

Segurança

Ao fornecer os seus dados pessoais na recepção do motel, a pessoa poderá ser facilmente identificada. Por isso, a tendência é que ela tome mais cuidado dentro do estabelecimento, evitando ações que danifiquem a estrutura do local ou até mesmo que cometa atos ilícitos.

Controle

Imagine a seguinte situação, o hóspede perde um objeto de valor na suíte que usou, a camareira encontra esse item, mas o motel não tem como devolvê-lo porque simplesmente não tem o número de telefone para entrar em contato. Com o cadastro dos clientes, você pode identificar quem usou a suíte em cada horário e entrar em contato rapidamente para avisá-lo sobre algo quando for necessário.

Marketing

A partir dos dados dos hóspedes, você pode enviar as suas promoções por celular ou e-mail. E não é só isso, que tal usar as informações para criar campanhas de marketing especiais? Uma ideia, por exemplo, é oferecer descontos para clientes mais assíduos na data do seu aniversário.

Fidelização

Quando o hóspede se cadastra no motel, e caso o estabelecimento tenha um programa de fidelidade, ele poderá obter descontos e outras vantagens. Dessa forma, sempre que o hóspede for ao seu estabelecimento, ele ganha pontos, automaticamente, podendo convertê-los de acordo com os serviços que o motel oferece. Essa também é uma forma de aumentar o faturamento do motel, tendo em vista que um hóspede fidelizado torna-se mais recorrente.

Como fazer o cadastro de hóspedes do seu motel na prática?

De acordo com Rômulo Simões, em motéis que não utilizam um software de gestão, esse processo é feito manualmente, usando fichas de papel. Além de ser pouco prático, o cadastro manual está sujeito a erros, o que impede a identificação correta dos clientes e que os dados possam ser aproveitados de forma inteligente pelo negócio.

‘’Com muita atenção e o auxílio das ferramentas de tecnologia, é possível facilitar esse processo’’, afirma o CEO da Microtecs. No Sismotel, por exemplo, o cadastro dos hóspedes pode ser feito de duas formas. Na primeira, é fotografado o documento do cliente, que deverá ficar anexado à hospedagem, podendo ser consultada a qualquer momento.

Já a segunda alternativa consiste em usar a integração com o hardware da Regula, o que permite ao Sismotel fazer a leitura do documento do hóspede por meio da tecnologia OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres), na qual as imagens dos dados do cliente, como nome, RG e CPF, são transformados em caracteres interpretáveis pelo Sismotel e o cadastro é feito automaticamente. Isso não acontece no processo que é feito com a foto, pois nele é a recepcionista quem deve fazer o cadastro, interpretando os dados contidos na imagem.

Por que contar com a tecnologia para esse processo?

Você já parou para pensar quantos hóspedes recebe por dia no seu motel? Agora, imagine que, toda vez que um novo cliente chega ao estabelecimento, o profissional da recepção ter que fazer o cadastro dos seus dados de forma manual. Esse processo se torna extremamente repetitivo e cansativo para o recepcionista, o que aumenta as chances de erro.

Sem falar que a demora para a efetuação do registro de suas informações pode deixar o cliente impaciente e insatisfeito com o serviço prestado. O que acaba afetando a experiência dele no motel e pode fazer com que não queira mais retornar ao seu estabelecimento, dando preferência para a concorrência no futuro.

Pensando nisso, a tecnologia é uma poderosa aliada, haja vista que otimiza o processo de cadastro, tornando-o muito mais rápido e livre de erros. ‘’O uso da tecnologia é importante para que o motel tenha uma base de clientes com dados corretos, que possam ser usados em campanhas de marketing, por exemplo. Apesar de não ser comum motéis usarem dados de clientes para esse fim, ou seja, essa prática poderá ser um diferencial para o seu negócio, tomando todos os cuidados é claro. Principalmente em relação a LGPD’’, acrescenta Rômulo Simões.

Como o Sismotel pode ajudar o seu motel?

O Sismotel traz o máximo de agilidade para o cadastro dos hóspedes do seu motel. Como já mencionamos, a ferramenta permite que você faça esse processo de duas formas: por meio da foto do documento ou com a tecnologia OCR. Considerada uma plataforma completa para a gestão de motéis, o recurso otimiza e proporciona transparência para os dados coletados dos clientes.

Com a implementação do Sismotel, o recepcionista não precisa fazer o cliente perder tempo na entrada do estabelecimento. O cadastro poderá ser feito em poucos segundos, bastando o hóspede escolher a suíte que deseja usar para desfrutar do serviço oferecido.

O cadastro de hóspedes impacta positivamente não só na gestão do controle de quem entra e sai do estabelecimento, mas também no seu faturamento. Ao registrar os dados dos seus clientes, você pode fazer campanhas de marketing personalizadas, que melhoram o relacionamento com o público-alvo e ajudam a fidelizá-los.

Quer otimizar o cadastro de hóspedes do seu motel? Entre em contato com a equipe do Sismotel e descubra como podemos ajudar você!

Rômulo Simões

Formado em Sistemas de Informação pela Faculdade Doctum/ES. Atuou, desde 1997, no desenvolvimento de softwares para diversos segmentos. Em 1999 fundou a Microtecs Sistemas, onde atualmente dedica-se a gestão da empresa, buscando levar aos clientes os melhores produtos e serviços para o segmento moteleiro.
  • Meu amigo Romulo, acho que já elogiei, mas gostaria mais uma vez de elogiar vc e sua equipe, sei que é obrigação de uma boa empresa prestar um bom serviço, mais isso tenho vivenciado na MICROTECS, conseguimos ficar tranquilo com relação a nossas demandas, independente de ser demanda ou solução de problemas.

    Rodrigo Parente, proprietário do Motel UP/CE

  • A Microtecs com o Sismotel, é uma ferramenta indispensável para a gestão Moteleira, trazendo agilidade e economia.
    Há uma interação dos gestores com colaboradores através do sistema com informações primordiais em tempo real.

    Junior Grecco, proprietário do Motel Fly / ES

  • …atendeu todas as nossas necessidades levando um sistema inviolável e seguro além de trazer uma economia em todos os aspectos gerenciais do Motel, desenvolveu um sistema de gerenciamento de energia dentro das Suites proporcionando uma economia de mais de 30% na conta de Energia… Obrigado pela parceria e desejo que continuem com a mesma dedicação de sempre!

    Attila Miranda Barbosa, proprietário do Recanto Motel/ES

  • …implantamos a automação de energia nas suítes, e evoluímos para a plataforma online através do Analytics, tenho as informações em um clique em tempo real. Acho que o Sismotel possui a mesma cultura do nosso grupo, uma empresa com espírito de mudança continua, que evolui a cada dia.

    Daniel Dantas, proprietário dos Motéis Matury e Cajueiro/BA

  • Sismotel tem um ponto essencial que faz toda diferença em qualquer parceria entre empresas: A comunicação com eles é algo de muita excelência, realmente excepcional.

    Railson Lacerda, supervisor dos Motéis Dallas/DF e Palace/GO

  • Os resultados com economia de energia giram em torno de 25 a 30% ou mais. Já em relação a segurança antifraudes, ai sim os resultados foram bem expressivos, acima dos 60%, eu Claudiomir, digo que passa dos 70%, hoje nem penso em ficar sem esta Automação e muito menos sem o sistema , fora de cogitação, os resultados realmente foram bem satisfatórios, grau de satisfação 100%.

    Claudiomar, gerente do Yes Motel/ES

  • “Vender não é fácil, mas se vende” agora o diferencial é o pós venda e o suporte após a venda. Nesse quesito a Microtecs está de parabéns!

    Flávia Regina, proprietária do Vip’s Motel – Formosa/GO

  • Temos parceria com o Sismotel desde 2017. Em 2019 trocamos o sistema de automação por Smart-IN G2, onde cada módulo sustenta 4 suítes. É viável pois temos economia de energia e se houver algum problema na automação ficamos apenas com 4 suítes sem controle de energia e as demais com controle total. Sem automação ficamos a mercê da ação humana e impossível de controlar o consumo de energia.

    Elisa Tereza Sartori, gerente do Motel Eros/MT

  • Ficamos tão satisfeitos que logo implantamos o Sismotel e automação em todos os 5 motéis. Hoje na palma da mão temos todo nosso controle e a Microtecs com profissionais capacitados e um suporte excelente.

    Douglas Maciel Azevedo, gerente da Rede Tropical de Motéis/RJ

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