Como fazer o cadastro de hóspedes do seu motel? Saiba
A gestão adequada dos dados dos clientes do seu motel é indispensável, tanto para a segurança do estabelecimento quanto para criar campanhas de marketing mais eficientes. Para tanto, é necessário fazer o cadastro de hóspedes, uma prática que pode trazer benefícios valiosos, mas que ainda não é feita por muitos motéis.
O seu motel ainda não faz o cadastro dos seus hóspedes? Esse descuido pode levar à perda de oportunidades, que poderiam ampliar os seus ganhos. A implementação desse processo requer o uso das ferramentas e operações adequadas. Quer saber como fazer isso? Neste post, conversamos com Rômulo Simões, CEO da Microtecs, que nos explica como implementar essa prática.
Confira!
O que é o cadastro de hóspedes?
De maneira simples, o cadastro de hóspedes do motel nada mais é que o ato de cadastrar os dados do cliente em seu sistema logo na entrada do estabelecimento ou previamente por meio de alguma plataforma online. Geralmente, as informações solicitadas para registro incluem RG, CPF, e-mail e telefone.
No município de São Paulo (SP), por exemplo, os motéis são obrigados a fazer o cadastro dos hóspedes, além de reter o RG na recepção, devolvendo ao dono somente quando faz o checkout. A medida tem como finalidade promover a segurança das pessoas que frequentam essa categoria de estabelecimento.
Qual a importância de fazer o cadastro de hóspedes do motel?
Uma prática simples, como é o cadastro de hóspedes, pode trazer uma série de benefícios para o seu negócio. Afinal, os dados registrados contribuem desde para a manutenção da segurança do local até no direcionamento do seu marketing. Veja, a seguir, boas razões para investir no cadastro dos clientes do seu motel.
Segurança
Ao fornecer os seus dados pessoais na recepção do motel, a pessoa poderá ser facilmente identificada. Por isso, a tendência é que ela tome mais cuidado dentro do estabelecimento, evitando ações que danifiquem a estrutura do local ou até mesmo que cometa atos ilícitos.
Controle
Imagine a seguinte situação, o hóspede perde um objeto de valor na suíte que usou, a camareira encontra esse item, mas o motel não tem como devolvê-lo porque simplesmente não tem o número de telefone para entrar em contato. Com o cadastro dos clientes, você pode identificar quem usou a suíte em cada horário e entrar em contato rapidamente para avisá-lo sobre algo quando for necessário.
Marketing
A partir dos dados dos hóspedes, você pode enviar as suas promoções por celular ou e-mail. E não é só isso, que tal usar as informações para criar campanhas de marketing especiais? Uma ideia, por exemplo, é oferecer descontos para clientes mais assíduos na data do seu aniversário.
Fidelização
Quando o hóspede se cadastra no motel, e caso o estabelecimento tenha um programa de fidelidade, ele poderá obter descontos e outras vantagens. Dessa forma, sempre que o hóspede for ao seu estabelecimento, ele ganha pontos, automaticamente, podendo convertê-los de acordo com os serviços que o motel oferece. Essa também é uma forma de aumentar o faturamento do motel, tendo em vista que um hóspede fidelizado torna-se mais recorrente.
Como fazer o cadastro de hóspedes do seu motel na prática?
De acordo com Rômulo Simões, em motéis que não utilizam um software de gestão, esse processo é feito manualmente, usando fichas de papel. Além de ser pouco prático, o cadastro manual está sujeito a erros, o que impede a identificação correta dos clientes e que os dados possam ser aproveitados de forma inteligente pelo negócio.
‘’Com muita atenção e o auxílio das ferramentas de tecnologia, é possível facilitar esse processo’’, afirma o CEO da Microtecs. No Sismotel, por exemplo, o cadastro dos hóspedes pode ser feito de duas formas. Na primeira, é fotografado o documento do cliente, que deverá ficar anexado à hospedagem, podendo ser consultada a qualquer momento.
Já a segunda alternativa consiste em usar a integração com o hardware da Regula, o que permite ao Sismotel fazer a leitura do documento do hóspede por meio da tecnologia OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres), na qual as imagens dos dados do cliente, como nome, RG e CPF, são transformados em caracteres interpretáveis pelo Sismotel e o cadastro é feito automaticamente. Isso não acontece no processo que é feito com a foto, pois nele é a recepcionista quem deve fazer o cadastro, interpretando os dados contidos na imagem.
Por que contar com a tecnologia para esse processo?
Você já parou para pensar quantos hóspedes recebe por dia no seu motel? Agora, imagine que, toda vez que um novo cliente chega ao estabelecimento, o profissional da recepção ter que fazer o cadastro dos seus dados de forma manual. Esse processo se torna extremamente repetitivo e cansativo para o recepcionista, o que aumenta as chances de erro.
Sem falar que a demora para a efetuação do registro de suas informações pode deixar o cliente impaciente e insatisfeito com o serviço prestado. O que acaba afetando a experiência dele no motel e pode fazer com que não queira mais retornar ao seu estabelecimento, dando preferência para a concorrência no futuro.
Pensando nisso, a tecnologia é uma poderosa aliada, haja vista que otimiza o processo de cadastro, tornando-o muito mais rápido e livre de erros. ‘’O uso da tecnologia é importante para que o motel tenha uma base de clientes com dados corretos, que possam ser usados em campanhas de marketing, por exemplo. Apesar de não ser comum motéis usarem dados de clientes para esse fim, ou seja, essa prática poderá ser um diferencial para o seu negócio, tomando todos os cuidados é claro. Principalmente em relação a LGPD’’, acrescenta Rômulo Simões.
Como o Sismotel pode ajudar o seu motel?
O Sismotel traz o máximo de agilidade para o cadastro dos hóspedes do seu motel. Como já mencionamos, a ferramenta permite que você faça esse processo de duas formas: por meio da foto do documento ou com a tecnologia OCR. Considerada uma plataforma completa para a gestão de motéis, o recurso otimiza e proporciona transparência para os dados coletados dos clientes.
Com a implementação do Sismotel, o recepcionista não precisa fazer o cliente perder tempo na entrada do estabelecimento. O cadastro poderá ser feito em poucos segundos, bastando o hóspede escolher a suíte que deseja usar para desfrutar do serviço oferecido.
O cadastro de hóspedes impacta positivamente não só na gestão do controle de quem entra e sai do estabelecimento, mas também no seu faturamento. Ao registrar os dados dos seus clientes, você pode fazer campanhas de marketing personalizadas, que melhoram o relacionamento com o público-alvo e ajudam a fidelizá-los.
Quer otimizar o cadastro de hóspedes do seu motel? Entre em contato com a equipe do Sismotel e descubra como podemos ajudar você!