Aprenda como fazer o fechamento de caixa diário corretamente
O fechamento de caixa diário é uma tarefa contábil importantíssima para a saúde financeira de uma empresa. Ele é o cálculo de todas as entradas de dinheiro, depois de subtraídas as despesas. Portanto, é o indicador que aponta se o saldo final após um dia corrido foi negativo ou positivo.
Com ele, você pode acompanhar diariamente como está o desempenho do negócio e tomar medidas para corrigir os rumos caso os resultados não estejam de encontro à sua estratégia. Por isso, preparamos um post especialmente para que você saiba como calculá-lo. Confira!
Saiba qual seu saldo inicial
O primeiro passo é definir em qual momento você vai aferir o caixa diário. A maioria dos estabelecimentos o fazem após o término do funcionamento. No entanto, há aqueles que ficam abertos 24h, como farmácias e motéis, que precisam estabelecer um horário arbitrário.
Nesses casos, o ideal é que realizem o fechamento às 0h, pois esse procedimento o ajudará nas análises financeiras, já que os sistemas de cartão de crédito, TEF e ECF utilizam resultados diários.
O saldo em caixa no momento da abertura é o ponto 0, ou seja, ele é registrado, mas só para ter uma referência e não significa que o balanço começou positivo. A cada transação de entrada e saída de dinheiro, o saldo do caixa mudará.
Registre todas as entradas e saídas
É preciso ter um processo bem definido para ter sucesso no fechamento de caixa. Tudo começa com a implementação de uma cultura de registro no caixa de quaisquer transações, mesmo que de pequeno valor.
Além disso, é importante lançá-las de forma correta. Por exemplo, não cometer o erro de registrar um pagamento realizado com dinheiro da conta-corrente da empresa como se tivesse sido paga em espécie, retirada do caixa. Ou seja, não basta registrar o valor, também é preciso informar o meio de pagamento.
Especialmente em transações eletrônicas, é preciso conferir se determinado boleto foi realmente debitado naquele dia ou se houve somente um agendamento. Da mesma forma, se o cliente pagou em cheque, o valor só deve entrar efetivamente no caixa quando ele for compensado.
Faça a conferência do saldo de fechamento
A correção dos dados é essencial para manter um bom fechamento de caixa diário. Por isso, é preciso fazer uma conferência do valor exato do saldo ao final de um dia corrido e verificar se ele corresponde aos comprovantes de todas as transações realizadas. Isso permitirá que você saiba se está havendo algum desvio de dinheiro sem que tenha acumulado muito prejuízo.
Utilize um software de gestão financeira
Com a utilização de um programa de computador, todas as etapas do fechamento de caixa diário ficarão mais simples, já que haverá a automatização de muitas tarefas. Por exemplo, um bom software é capaz de se integrar com os sistemas de registro de pagamento e, assim que um funcionário registrar uma entrada ou saída de capital, o fluxo de caixa é instantaneamente atualizado. Ou seja, você só precisará de um colaborador para realizar a conferência dos dados.
Ao seguir todas essas instruções, você provavelmente obterá um fechamento de caixa diário correto e, consequentemente, poderá acompanhar de perto a saúde financeira da sua empresa. Uma gestão precisa é fundamental para obter resultados satisfatórios e a tecnologia está aí para ajudar nessa missão.
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