Gerenciamento de risco e fraude: saiba como fazer no seu motel
Cometidas por colaboradores e clientes, as fraudes trazem uma grande dor de cabeça para os motéis, uma vez que geram prejuízo financeiro e comprometem a sua imagem no mercado. Diante disso, o gerenciamento de risco e fraude é uma ferramenta imprescindível para inibir e atenuar as consequências desse tipo de problema.
No mundo ideal, todos os colaboradores deveriam estar comprometidos com a ética e o crescimento do negócio. Porém, no mundo real, não é bem assim. Por mais que a sua empresa invista na conscientização do seu time, sempre pode haver quem destoe dos demais e esteja disposto a cometer fraudes em benefício próprio.
Nessas circunstâncias, o gerenciamento de risco e fraude ajuda a identificar e mitigar comportamentos inadequados de forma ágil e eficiente. Quer saber mais sobre esse assunto? Neste post, conversamos com Rômulo Simões, CEO da Microtecs, que explicou melhor como implementar esse processo no seu motel. Confira!
O que é gerenciamento de risco e fraude?
Na maioria das vezes, uma fraude se inicia a partir do momento em que a pessoa mal-intencionada, que pode ser tanto um colaborador interno quanto um parceiro externo ou cliente, identifica uma brecha para que aja sem ser flagrada. É exatamente aí que entra em cena o gerenciamento de risco e fraude, cuja finalidade é impedir que esse tipo de situação se concretize.
De modo direto, esse conceito se refere a um conjunto de estratégias e ferramentas que almejam reduzir os riscos operacionais do motel. “É agir de forma previsível, visando a redução das ameaças que possam comprometer o negócio. Monitorar e identificar as possíveis ameaças é o foco principal de um gestor que objetiva mitigar os riscos em sua empresa”, afirma Rômulo Simões.
Para tanto, o gerenciamento de risco e fraude deve ser aplicado em todas as rotinas do estabelecimento, como no uso de recursos internos, no processamento de pagamentos, na gestão de infraestrutura, na gestão orçamentária, na privacidade digital, entre outros segmentos. Dessa forma, é possível garantir a segurança, fluidez e credibilidade das suas operações.
Qual a sua importância?
As fraudes causam um grande impacto para o setor moteleiro, tendo em vista que geram perdas de recursos financeiros, além do roubo de objetos e aparelhos eletrônicos. É importante ter em mente que o motel é um segmento de negócios de alto giro e em que o gestor, em sua maioria, não está diretamente envolvido com as operações que movimentam recursos financeiros, como o check-in e check-out.
Esses recursos são, quase sempre, em dinheiro e despertam a atenção de colaboradores não engajados com o crescimento da empresa, e sim em benefício próprio, o que origina as fraudes em motéis. A prática mais comum é a locação de suítes sem repassar ao motel o respectivo valor recebido do cliente.
‘’Essa modalidade de fraude geralmente é alinhada entre recepcionista e camareira do motel. Isso porque, para cada locação, um kit de rouparia (que compõe lençóis, toalhas e em alguns motéis 2 roupões) é utilizado. Porém, quando a fraude ocorre, a camareira não realiza essa troca como deveria, fazendo somente a sua reutilização dos itens, arrumando-os para passar a impressão de que as peças estão limpas para uma próxima locação da mesma suíte’’, destaca o CEO da Microtecs.
As fraudes abalam a imagem e a reputação do motel, afastando até mesmo os clientes mais fiéis ao seu estabelecimento. Não demora muito para que esse problema afete os seus rendimentos. Portanto, o gerenciamento de riscos e fraudes é fundamental para minimizar ocorrências de comportamentos ilícitos, atenuar as suas consequências, promover a diminuição do dispêndio de recursos e aumentar os resultados financeiros do motel.
Como fazer o gerenciamento de risco e fraude no seu motel?
Um bom gerenciamento de risco e fraude é aquele que é pautado por um conjunto de práticas que envolvam os colaboradores de todos os setores do motel, além de utilizar ferramentas que ampliam a sua segurança interna. Veja, a seguir, como implementar esse processo de forma eficiente.
Engaje a equipe com a empresa
Em primeiro lugar, o gestor deve buscar o engajamento da sua equipe para com a empresa, fazendo despertar o interesse de cada colaborador com o crescimento do negócio, uma vez que isso beneficia a todos. Uma boa estratégia é promover campanhas de bonificação, como uma pequena participação em cada locação de suíte após uma meta de locações por mês ter sido atingida, por exemplo.
‘’Quando ações de conscientização não surtem efeito, infelizmente, o que resta a ser feito é expor as consequências legais (criminal e trabalhista) de ações de fraudes, quando estas forem descobertas’’, acrescenta Simões. Não tolerar esse tipo de comportamento é imprescindível para que outras pessoas não se sintam encorajadas a cometer fraudes futuramente.
Desenvolva uma política de gastos
A política de gastos evita que funcionários mal-intencionados desviem o dinheiro do motel. A iniciativa consiste em um documento oficial que determina quais são as despesas e investimentos prioritários do negócio, definindo, ainda, o limite de custos que deve ser respeitado.
A partir dessa lista, a equipe de compras e administração pode saber exatamente o que comprar e o que não comprar. Sem falar que essa política também traz um controle maior sobre para onde está indo o dinheiro da empresa.
Realize auditorias
As auditorias interna e externa ajudam a complementar a sua política de combate à fraude, pois são capazes de diferenciar atividades anormais relacionadas às suas finanças, verificando o que pode ser proveniente de erros que não têm a intenção de ser um crime, das ações que são realmente fraudulentas. Esses processos ajudam a manter a regularidade e conformidade do motel.
Ofereça treinamentos aos colaboradores
Os funcionários responsáveis por prevenir as fraudes no estabelecimento devem estar sempre um passo à frente dos fraudadores. Dito isso, é altamente recomendado oferecer a eles treinamentos regulares para que atualizem os seus conhecimentos sobre os tipos de fraudes que podem ser praticados em motéis e como evitá-las.
Padronize os processos
No lugar em que os processos são executados de acordo com o entendimento de cada colaborador, há mais brechas para o cometimento de fraudes. Sendo assim, é preciso padronizar os processos, definindo com clareza por quem, quando e de que forma devem ser realizados. Caso algum erro aconteça, será possível identificar e punir com mais facilidade quem o cometeu.
Mantenha as informações seguras
As informações sigilosas do negócio, principalmente as que se referem ao setor financeiro e dados dos clientes, devem ser acessadas somente por pessoas autorizadas, além de haver um código de conduta sobre como elas devem ser manipuladas. Isso reduz os riscos de uso inadequado dessas informações para o cometimento de fraudes.
Utilize a tecnologia
O uso da tecnologia em motéis, bem como em qualquer ambiente corporativo, é de extrema importância para mitigar possíveis fraudes, como no uso de softwares para controle de entradas e saídas de clientes.
“Porém, simplesmente o uso de softwares não inibe totalmente o risco de fraudes. É necessário que o usuário realmente utilize a ferramenta, e para isso a melhor solução é a automação elétrica das suítes vinculada à locação da suíte no software. Dessa forma, para que haja energia elétrica dentro da unidade, obrigatoriamente, o profissional da recepção deverá fazer o lançamento da suíte dentro do sistema”, pontua o CEO da Microtecs.
Outra ótima solução é a automação do portão de entrada do motel, onde ele só é aberto quando acionado pelo software (do portão de entrada quando ocorre o check-in e o do portão de saída quando ocorre o check-out), o que inibe ações fraudulentas.
A implementação de um sistema de gestão integrado, como o Sismotel, é um grande aliado para o gerenciamento de risco e fraude, já que padroniza e otimiza o controle de processos, permitindo ao gestor o pleno conhecimento sobre cada etapa do processo de estadia dos seus clientes no estabelecimento, além de mostrar os números reais sobre o fluxo de entrada e saída de clientes — fatores indispensáveis para identificar e combater fraudes.
Quer conhecer melhor as funcionalidades do nosso software? Entre em contato com a equipe do Sismotel e descubra como ajudamos a proteger o seu motel!
