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Como garantir agilidade no treinamento e implementação de um novo software?

Como garantir agilidade no treinamento e implementação de um novo software?

Adquirir um software de gestão para o seu motel pode ser um grande avanço e proporcionar agilidade e menos burocracia nos processos desempenhados no dia a dia. Há várias vantagens que vão desde redução de custo operacional até a geração de relatórios feitos com base nos dados mapeados, o que facilita as tomadas de decisão.

No entanto, a implementação de software é um processo que pode encontrar algumas dificuldades pelo caminho. Neste post, você poderá saber quais são os principais obstáculos dessa execução e como contorná-los, a fim de garantir agilidade e exatidão durante o período de adaptação. Boa leitura!

Saiba quais são as maiores dificuldades no processo de implementação de software

Ao se planejar para adquirir um software de gestão é necessário fazer diversas pesquisas para saber qual o produto vai se adaptar melhor ao seu motel, certo? Além do planejamento financeiro é preciso pensar em quem vai operar o software, treinamento e suporte, entre outros fatores.

Se planejar é, de fato, fundamental, mas também é preciso ter cuidado com alguns obstáculos que podem dificultar e atrasar o processo de implementação do software. Confira a seguir quais são as maiores dificuldades que podem surgir ao implantar um software de gestão no seu motel.

Falta de conhecimento técnico

Se os funcionários trabalhavam com processos manuais, dificilmente eles saberão como operar um software de gestão, a não ser que tenham tido essa experiência em outro emprego.

A falta de conhecimento técnico pode ser um grande obstáculo, mas, como veremos adiante, há soluções simples de colocar em prática e que fazem com que a equipe esteja preparada para operar o novo sistema.

Resistência da equipe

O ser humano pode ser muito resistente a mudanças, já que o que é desconhecido pode, realmente, gerar certo receio. Se a mudança não for previamente comunicada e se tornar algo repentino, as chances de os colaboradores apresentarem certa resistência pode aumentar consideravelmente.

Além disso, ainda existe o receio com relação às novas ferramentas tecnológicas tomarem os postos de trabalhos ocupados por pessoas, o que também é uma desconfiança comum e até compreensível.

Transição do histórico

Reunir o histórico de informações e os dados para preparação do banco de dados pode não ser uma tarefa fácil, mas é essencial para o sucesso das etapas seguintes. As principais informações que devem ser levantadas são:

  • categorias, numeração e preços das suítes;
  • cardápio de produtos e serviços;
  • usuários que irão operar o sistema;
  • informações de estoque, entre outros;

Confira como é possível contornar os obstáculos com o treinamento de software

Para que uma implementação possa ocorrer da melhor maneira possível, é preciso que o motel tenha uma equipe comprometida e que esteja disposta a conhecer informações e estudar o sistema que está sendo implantado. Investir no treinamento de software é fundamental para que o processo seja ágil. Confira outras dicas a seguir.

Invista em treinamentos e manuais

Investir em treinamentos e manuais para que os colaboradores aprendam a utilizar o software de gestão é um preceito mínimo para que a implantação seja ágil e eficiente. O ideal, inclusive, é que os colaboradores recebam o treinamento antes mesmo do agendamento da implantação.

O treinamento deve ser realizado em etapas, que devem ser respeitadas a fim de que o aprendizado possa fluir de forma gradativa. Pular fases do treinamento faz com que os funcionários não absorvam da melhor maneira o conteúdo que está sendo passado. Com esses cuidados, o obstáculo da falta de conhecimento técnico será superado.

Aponte os benefícios do uso do software para os funcionários

Ao comunicar que um software de gestão será implantado no motel, o gestor deve esclarecer qual é a função do sistema e como ele será responsável por agilizar os processos de cada setor.

Dessa forma, os funcionários poderão entender que a tecnologia não é uma ameaça, mas, sim, uma ajuda para desempenhar atividades repetitivas e burocráticas. Também é interessante que o gestor afaste a possibilidade de corte de pessoas em função da adoção do software, se não for esse o caso.

Selecione o embaixador da nova plataforma entre os colaboradores

Uma boa prática durante o processo de implantação de um novo software é estipular um colaborador para receber o treinamento anteriormente. Ele será responsável por replicar o aprendizado aos demais funcionários. A prática é conhecida como seleção de embaixador.

Para tranquilizar os colaboradores, escolha uma empresa de implantação que estará sempre à disposição para auxiliar no que for preciso.

Estipule prazos para a adaptação

O cronograma deve ser montado seguindo cada etapa do treinamento, estipulando assim os temas que serão abordados nos respectivos dias da semana. Com um cronograma é possível controlar o planejamento das tarefas que devem ser feitas.

Dessa forma é possível encaixar o trabalho relacionado à implantação na agenda para não perder os prazos acordados.

Na Microtecs, por exemplo, todo o treinamento de implantação do Sismotel é realizado seguindo um projeto que é criado assim que o contrato é assinado. Esse projeto contém todas as fases e cronograma do treinamento, cada módulo do software, assim como os seus respectivos recursos, são distribuídos em tarefas que são concluídas assim que aquela etapa do treinamento é finalizada.

Esse treinamento, na maioria das vezes, ocorre remotamente, pois além de ter um maior aproveitamento, também é menos oneroso para o motel.

Veja a importância de contar com suporte especializado no software adquirido 

Durante todo processo de implantação, é de suma importância dispor de uma equipe especializada que possa prontamente atender o motel quando for preciso. Contratar uma empresa que dispõe de um grupo de especialistas é sinônimo de ter tranquilidade, pois os profissionais estarão disponíveis para prestar auxílio imediato sempre que necessário.

Excelência no serviço prestado e suporte 24 horas ao motel são algumas das vantagens que podem ser oferecidas por companhias que dispõem de boas opções de software de gestão, assim como a Microtecs.

Você entendeu que para ter agilidade no treinamento e implantação de software, é preciso focar em ultrapassar os obstáculos que podem aparecer no caminho. Neste artigo, você pôde ver quais são as principais dificuldades de implantar um novo software.

Você também viu que para superar essas adversidades é muito importante manter o diálogo com os colaboradores e investir em treinamento. Além disso, entendeu a importância de contratar uma empresa que disponibilize suporte 24 horas para solucionar qualquer dúvida ou problema durante o processo de treinamento e implementação de software.

Gostou deste artigo sobre como agilizar o processo de treinamento e implementação de um novo software de gestão? Entre em contato conosco e descubra as vantagens de contratar produtos e serviços da Microtecs!

Rômulo Simões

Formado em Sistemas de Informação pela Faculdade Doctum/ES. Atuou, desde 1997, no desenvolvimento de softwares para diversos segmentos. Em 2002 fundou a Microtecs Sistemas, onde atualmente dedica-se a gestão da empresa, buscando levar aos clientes os melhores produtos e serviços para o segmento moteleiro e condominial.
  • Meu amigo Romulo, acho que já elogiei, mas gostaria mais uma vez de elogiar vc e sua equipe, sei que é obrigação de uma boa empresa prestar um bom serviço, mais isso tenho vivenciado na MICROTECS, conseguimos ficar tranquilo com relação a nossas demandas, independente de ser demanda ou solução de problemas.

    Rodrigo Parente, Motel UP / CE

  • Os resultados com economia de energia giram em torno de 25 a 30% ou mais. Já em relação a segurança antifraudes, ai sim os resultados foram bem expressivos, acima dos 60%, eu Claudiomir, digo que passa dos 70%, hoje nem penso em ficar sem esta Automação e muito menos sem o sistema , fora de cogitação, os resultados realmente foram bem satisfatórios, grau de satisfação 100%.

    Felipe, Yes Motel / ES

  • Não podemos dizer ao certo o quanto economizamos com energia após a instalação da automação elétrica. Porém, posso garantir que os números foram positivos e satisfatórios em relação a fraudes, este foi o motivo por optarmos em instalar o Sismotel e a automação e estes números ultrapassam os 70% com certeza. Hoje seria impossível trabalhar sem a automação e o sistema Sismotel, pois a logística operacional mudou, ficou eficiente e rápida. Estamos muito satisfeitos. Parabéns a Microtecs e Toda sua Equipe!

    Junior, proprietário. Motel Fly / ES

  • …atendeu todas as nossas necessidades levando um sistema inviolável e seguro além de trazer uma economia em todos os aspectos gerenciais do Motel, desenvolveu um sistema de gerenciamento de energia dentro das Suites proporcionando uma economia de mais de 30% na conta de Energia… Obrigado pela parceria e desejo que continuem com a mesma dedicação de sempre!

    Attila Miranda Barbosa, proprietário do Recanto Motel / ES

  • Toda vez que nós precisamos o atendimento é imediato, sou prontamente atendido, a turma é muita atenciosa, posso fechar os olhos e saber que tudo será resolvido. Acho muito interessante receber em meu e-mail o histórico dos chamados, detalhando todo atendimento.

    Eber Garcia, gerente. Motel Cat’s / MG