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O que é Procedimento Operacional Padrão (POP) e como fazer no motel?

O que é Procedimento Operacional Padrão (POP) e como fazer no motel?

A satisfação dos clientes de um motel está diretamente relacionada à qualidade do serviço prestado. Um descuido com a higiene de uma suíte, por exemplo, pode fazer com que eles não queiram mais retornar ao local. Assim, saber o que é o Procedimento Operacional Padrão (POP) é fundamental para promover a padronização e eficiência das tarefas executadas pela equipe do seu estabelecimento.

Quando não há uma orientação precisa sobre como os processos internos devem ser realizados, a tendência é que cada funcionário os faça como bem entenderem — fator que abre espaço para o cometimento de erros que comprometem a credibilidade do motel. Quer evitar que isso aconteça? Neste post, conversamos com Rômulo Simões, CEO da Microtecs, que nos explica como o POP pode beneficiar o segmento moteleiro. Confira!

Afinal, o que é o POP?

Um estabelecimento onde cada colaborador executa as suas atividades de uma maneira diferente, seguindo apenas a sua própria intuição, sem dúvidas, é um ambiente fértil para o surgimento de problemas. Nesse cenário, em que os processos não são padronizados, a ocorrência de erros se torna maior, sendo difícil identificá-los, visto que a equipe não segue uma ordem exata em suas atividades, logo demora mais tempo para entender o que deu errado.

Foi exatamente para evitar esse tipo de problema que foi criado o Procedimento Operacional Padrão (POP), que consiste em um documento formatado como manual descritivo para a execução de tarefas, rotinas e procedimentos dentro de uma organização. ‘’O seu objetivo é criar padrões nas execuções de atividades realizadas pelos profissionais envolvidos em determinados processos, mantendo-se assim uma padronização das atividades’’, afirma Rômulo Simões.

O documento deve ser específico para a realização de uma tarefa, o que significa que cada departamento da empresa necessita de um POP próprio, a ser desenvolvido de acordo com as particularidades do setor. Vale ressaltar que ele pode ser aplicado em todos os departamentos e é um grande aliado para melhora dos seus resultados.

Quais são os seus benefícios na prática?

Quando se fala em POP, o principal benefício associado à ferramenta é a organização gerada para o ambiente de trabalho. Porém, não é só isso, pois ela também pode proporcionar impactos nos seus treinamentos e finanças. Veja alguns dos principais benefícios do POP.

Otimiza processos e treinamentos

A descrição do passo a passo de um serviço otimiza os seus processos, evitando atrasos porque o funcionário não sabe como executá-lo, por exemplo. Além disso, a ferramenta também serve de base para a realização de treinamentos, pois pode ser usado como guia para deixar o padrão que a empresa exige no cumprimento de cada tarefa.

Reduz o desperdício de material

Ao fazer um procedimento de forma inadequada, muitas vezes, o colaborador terá que refazê-la, o que implica no desperdício de tempo e de material, de modo a aumentar os seus gastos com suprimentos. O simples uso inapropriado de um produto de limpeza pode gerar custos extras que, quando somados, representam uma quantia alta no seu orçamento.

Assegura a qualidade dos serviços

O conhecimento sobre o que, quando e como fazer eleva consideravelmente a qualidade dos serviços prestados pelo motel. Isso porque, as chances de retrabalhos são menores — fator que otimiza o tempo da sua equipe e amplia a qualidade das suas atividades.

Diminui falhas de comunicação e acidentes

A ausência de orientações exatas sobre como um procedimento pode ser realizado pode causar falhas de comunicação entre as equipes e até mesmo acidentes, que podem colocar em risco não só a integridade dos seus profissionais, como também dos clientes que visitam o estabelecimento.

Quais são os Procedimentos Operacionais Padrão em um motel?

De acordo com o CEO da Microtecs, o POP deve estar presente em todas as etapas da estadia do cliente no motel, do checkin ao checkout, e também nas operações internas que são imperceptíveis para os clientes. Entenda melhor como o instrumento pode ser utilizado no motel.

Durante o checkin

Enquanto chega na recepção e conversa com a recepcionista para solicitar a melhor suíte para o seu momento, o colaborador deve seguir o POP de forma a manter uma padronização do atendimento, até mesmo porque esse é o primeiro contato do cliente com o motel.

Na estadia

Quando o cliente solicita um pedido de cozinha, todo o processo de produção de alimentos deve estar muito bem detalhado no POP. Dessa forma, o pedido chegará até a suíte com o máximo de qualidade desejada, contribuindo para a satisfação completa dos visitantes.

Na liberação e conferência da suíte

‘’Esse é um ponto crítico durante a estada do cliente. Esse processo pode levar o motel ao abismo se não for muito bem executado’’, destaca Rômulo Simões. Nesse sentido, o POP é indispensável para guiar as camareiras na rotina de liberação e conferência, tendo em vista que qualquer erro nesta etapa, como a cobrança de um produto não consumido pelo cliente, pode gerar conflitos que prejudicam a imagem do motel.

Na limpeza da suíte

A limpeza é considerada o ponto-chave de todo o motel. Entrar em uma suíte que não esteja impecavelmente limpa é crucial para a formação da opinião do cliente sobre o estabelecimento. Diante disso, um rigoroso POP deve ser redigido e acompanhado pelas camareiras.

‘’Além disso, a vistoria da suíte deve ser um complemento importantíssimo do POP direcionado à limpeza da suíte’’, acrescenta o CEO da Microtecs.

Na lavanderia e manutenção

O POP da área de lavanderia e manutenção é voltado, principalmente, para a higiene e também reflete na satisfação do cliente. Sem falar que esse setor também envolve equipamentos pesados e, se o colaborador não seguir à risca o modo de uso, está sujeito a sofrer acidentes. Inclusive, a definição do uso de Equipamento de Proteção Individual é obrigatória no POP desse setor.

Como elaborar um POP para o seu motel?

Para que realmente organize e otimize os processos do motel, o POP tem que ser elaborado de acordo com as características de cada área, sempre levando em consideração a realidade enfrentada pelos colaboradores na rotina de trabalho, pois de nada adianta dar instruções que não poderão ser reproduzidas na prática. Saiba como montar o Procedimento Operacional Padrão para o seu motel.

Conheça as rotinas de trabalho de cada área

O gestor responsável por elaborar o POP deve conhecer, com riqueza de detalhes, a rotina de trabalho de cada área. Assim, não há o risco de definir processos engessados ou que gerem um maior grau de complexidade para a execução das tarefas, o que pode confundir e atrapalhar o desempenho do funcionário.

Conscientize a sua equipe

Se a sua equipe está há muito tempo trabalhando sem as devidas orientações, é necessário ter em mente que, provavelmente, ela está ‘’viciada’’, ou seja, está habituada a determinados procedimentos, sejam certos ou errados. ‘’Antes de elaborar um POP para motel, o gestor deve reunir a equipe de cada setor e entender se aquilo que está sendo proposto, pela direção do motel, está dentro do contexto das tarefas realizadas diariamente por cada profissional’’, alerta Rômulo Simões.

Delegue tarefas

A ideia do POP é padronizar a execução das tarefas e aumentar a eficiência dos serviços no geral. Porém, um documento mal elaborado e com instruções sem sentido pode trazer resultados indesejados, além de significar uma enorme perda de tempo para os profissionais envolvidos na implementação dessa ferramenta.

Pensando nisso, o cenário ideal é delegar essa tarefa para o colaborador que já a executa, haja vista que ele será capaz de delimitar quais são as informações que não podem faltar no documento.

Apresente o POP no formato adequado

Após definir o que deve conter no POP, é o momento estrutura-lo. Para tanto, você pode utilizar diferentes formatos, tais como:

  •  fluxograma: representa as ações por meio de símbolos, a fim de facilitar a comunicação e entendimento das orientações;
  • hierárquico: mostra tópicos com a descrição específica de cada ação a ser executada;
  • etapas simples: evidencia uma lista de afazeres de cada atividade. Esse formato é o primeiro passo para quem deseja fazer desenvolver um POP.

Agora que você sabe o que é Procedimento Operacional Padrão, já pode colocá-lo em prática no seu motel. Se elaborado e implementado corretamente, o documento é capaz de alavancar o desempenho e produtividade do estabelecimento, uma vez que torna as tarefas mais ágeis e simples de serem realizadas.

As ferramentas tecnológicas são de grande ajuda para a elaboração e implementação do POP. Você pode usar, por exemplo, o Google Docs ou Google Planilhas para apresentar e armazenar o documento, permitindo que a sua equipe possa acessar as informações a partir dos seus dispositivos, a qualquer hora. A adoção de um sistema de gestão integrada específico para motéis, com o Sismotel, também é imprescindível para acompanhar a execução das tarefas diárias e prestar o suporte necessário para a sua equipe.

Quer simplificar a gestão do seu motel? Conheça as funcionalidades do Sismotel e os seus benefícios para o setor moteleiro!

Rômulo Simões

Formado em Sistemas de Informação pela Faculdade Doctum/ES. Atuou, desde 1997, no desenvolvimento de softwares para diversos segmentos. Em 1999 fundou a Microtecs Sistemas, onde atualmente dedica-se a gestão da empresa, buscando levar aos clientes os melhores produtos e serviços para o segmento moteleiro.
  • Temos parceria com o Sismotel desde 2017. Em 2019 trocamos o sistema de automação por Smart-IN G2, onde cada módulo sustenta 4 suítes. É viável pois temos economia de energia e se houver algum problema na automação ficamos apenas com 4 suítes sem controle de energia e as demais com controle total. Sem automação ficamos a mercê da ação humana e impossível de controlar o consumo de energia.

    Elisa Tereza Sartori, gerente do Motel Eros/MT

  • …atendeu todas as nossas necessidades levando um sistema inviolável e seguro além de trazer uma economia em todos os aspectos gerenciais do Motel, desenvolveu um sistema de gerenciamento de energia dentro das Suites proporcionando uma economia de mais de 30% na conta de Energia… Obrigado pela parceria e desejo que continuem com a mesma dedicação de sempre!

    Attila Miranda Barbosa, proprietário do Recanto Motel/ES

  • Meu amigo Romulo, acho que já elogiei, mas gostaria mais uma vez de elogiar vc e sua equipe, sei que é obrigação de uma boa empresa prestar um bom serviço, mais isso tenho vivenciado na MICROTECS, conseguimos ficar tranquilo com relação a nossas demandas, independente de ser demanda ou solução de problemas.

    Rodrigo Parente, proprietário do Motel UP/CE

  • Sismotel tem um ponto essencial que faz toda diferença em qualquer parceria entre empresas: A comunicação com eles é algo de muita excelência, realmente excepcional.

    Railson Lacerda, supervisor dos Motéis Dallas/DF e Palace/GO

  • Ficamos tão satisfeitos que logo implantamos o Sismotel e automação em todos os 5 motéis. Hoje na palma da mão temos todo nosso controle e a Microtecs com profissionais capacitados e um suporte excelente.

    Douglas Maciel Azevedo, gerente da Rede Tropical de Motéis/RJ

  • …implantamos a automação de energia nas suítes, e evoluímos para a plataforma online através do Analytics, tenho as informações em um clique em tempo real. Acho que o Sismotel possui a mesma cultura do nosso grupo, uma empresa com espírito de mudança continua, que evolui a cada dia.

    Daniel Dantas, proprietário dos Motéis Matury e Cajueiro/BA

  • A Microtecs com o Sismotel, é uma ferramenta indispensável para a gestão Moteleira, trazendo agilidade e economia.
    Há uma interação dos gestores com colaboradores através do sistema com informações primordiais em tempo real.

    Junior Grecco, proprietário do Motel Fly / ES

  • Os resultados com economia de energia giram em torno de 25 a 30% ou mais. Já em relação a segurança antifraudes, ai sim os resultados foram bem expressivos, acima dos 60%, eu Claudiomir, digo que passa dos 70%, hoje nem penso em ficar sem esta Automação e muito menos sem o sistema , fora de cogitação, os resultados realmente foram bem satisfatórios, grau de satisfação 100%.

    Claudiomar, gerente do Yes Motel/ES

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