Por que trocar as planilhas por um sistema de gestão de motel?
O sistema de gestão de motel já é uma realidade em muitos negócios, e a tendência é que ele substitua completamente as planilhas em alguns anos, assim como estas sucederam as anotações em papel.
Isso ocorre porque o setor encontra uma forte demanda por inovação e maior agilidade nos serviços. Afinal, o consumidor de hoje não quer uma longa burocracia para reservar um quarto, entrar no estabelecimento, pagar a conta etc.
De fato, os motéis precisam abandonar a informática da Idade da Pedra e investir em novas tecnologias. Só assim, os serviços acompanharão as demandas atuais.
Ficou curioso? Então, continue a leitura para compreender as vantagens de trocar as planilhas por um sistema de gestão de motel!
Eliminar erros e problemas
Ao utilizar planilhas, o profissional expõe as rotinas do motel a erros e outros problemas, prejudicando a experiência do consumidor. Veja alguns exemplos a seguir:
- equívocos no registro de reservas, pedidos, horários de entrada e saída, movimentos no estoque etc.;
- falhas de comunicação com a cozinha, serviços gerais, portaria e outros setores;
- demora no atendimento por falta de informações em tempo hábil;
- risco de perder planilhas e outros documentos;
- exposição desnecessária dos clientes, especialmente o contato com um grande número de colaboradores.
Tais dificuldades se somam ao fato da empresa renunciar a recursos inovadores, como autoatendimento, autoliberação, gerenciamento de reservas online etc. O que provoca um duplo prejuízo.
Controlar tudo o que acontece no negócio
Na gestão por planilhas, o gestor nunca sabe exatamente o que acontece em seus motéis. Isso porque, as informações só podem ser acessadas de dentro do estabelecimento.
Nesse sentido, a conciliação das atividades administrativas com a participação no cotidiano do negócio fica bastante prejudicada. Afinal, como se dirigir de madrugada para cuidar do motel e, ainda assim, encontrar um fornecedor no dia seguinte?
Dessa forma, sempre haverá momentos de pouco envolvimento do profissional e brechas para fraudes e outros desvios.
Logo, o melhor é abandonar as planilhas e escolher uma solução de gestão remota, ou seja, a possibilidade de administrar o negócio de qualquer dispositivo com internet.
Ganhar escalabilidade e agilidade
As planilhas podem até ser uma opção interessante para organizar um número pequeno de informações, mas pecam seriamente no quesito escalabilidade.
Se você pretende gerir uma casa, por exemplo, muito provavelmente essa solução dará conta do recado. Afinal, a lista de compras, dívidas, receitas e afins é relativamente simples.
Contudo, à medida que nos aproximamos de gerenciamentos mais complexos, fica cada vez mais difícil realizar uma gestão eficiente. Ora, você certamente já perdeu algumas horas consultando as informações das planilhas, não é mesmo?
Por isso, um dos principais motivos para adotar um sistema de gestão de motel é a agilidade e a escalabilidade do modelo. Imagine-se emitindo relatórios ou controlando os pedidos de uma centena de motéis com alguns poucos cliques, por exemplo.
Reduzir a carga de trabalho
Uma grande vantagem do sistema de gestão de motel é transferir para a máquina uma série de ações repetitivas:
- controlar a entrada e saída de pessoas;
- receber e processar os pedidos;
- registrar movimentações no estoque;
- encaminhar solicitações à cozinha;
- emitir notas fiscais;
- calcular e fechar a conta do cliente;
- gerar relatórios;
- desligar lâmpadas em ambientes vazios;
- e diversas outras funcionalidades.
Além disso, os serviços realizados são integrados ao programa e disponibilizados para todos os responsáveis. Por exemplo, se a cozinha confere os itens do estoque, os responsáveis pela compra já estarão informados, sem a necessidade de retrabalho.
Sendo assim, ao trocar as planilhas, reduzimos significativamente a necessidade de mão de obra em cada estabelecimento, além de abrirmos espaço para um foco maior na experiência do cliente.
Por isso, é recomendável que você procure o máximo de informações sobre o sistema de gestão de motel e implemente um modelo adequado às suas necessidades.
Então, que tal dar o primeiro passo agora mesmo? Leia nosso texto sobre as vantagens de utilizar essa inovação e conheça seus principais benefícios!